Introduction
Notre client, une filiale d’un groupe international ayant récemment traversé d'importants changements d’outils dans le cadre du processus Order to Cash, faisait face à une volumétrie importante de données. Ce changement a généré des besoins cruciaux en matière d’analyse des flux de données clients afin d’identifier les problèmes de facturation et de renforcer les processus de contrôle. L’entreprise a donc sollicité notre expertise pour mettre en place une solution de Data Visualisation à l’aide de Power BI, afin de répondre à ces enjeux et d'améliorer la gestion des flux financiers.
Objectifs
Les objectifs de la mission étaient clairement définis :
- Comprendre les flux de données entre les systèmes d'information pour détecter les anomalies et les incohérences.
- Offrir une vue d’ensemble sur le processus de facturation, couvrant toutes les étapes depuis l'initiation jusqu'à l’encaissement.
- Mettre en place des outils de contrôle permettant de vérifier la réalité et l’exhaustivité du chiffre d’affaires, garantissant ainsi une gestion financière précise et sans faille.
Solution Mise en Œuvre
Pour répondre à ces besoins, nous avons développé une solution sur mesure utilisant Microsoft Power BI. Le projet a été décomposé en plusieurs étapes majeures :
- Analyse des Flux de Données et Intégration : Nous avons cartographié les flux de données entre les différents systèmes de gestion (ERP, CRM, et autres outils internes), afin de comprendre leur interaction et de détecter les anomalies potentielles. Les données clients, les informations de facturation et les processus de recouvrement ont été intégrés dans Power BI, assurant une vue unifiée des flux de données.
- Conception du Tableau de Bord Power BI : Le tableau de bord a été conçu pour offrir une vue globale et intuitive du processus Order to Cash, permettant une analyse détaillée à chaque étape.
- Suivi des Factures et Écarts de Calendrier : Cette section permet aux utilisateurs de comparer, pour chaque période, les montants facturés et ceux qui auraient dû être émis. Des indicateurs visuels mettent en évidence les sous-facturations, sur-facturations et les factures manquantes, permettant une correction proactive.
- Contrôle du Chiffre d’Affaires : Un module spécifique de contrôle permet de vérifier l’exhaustivité des montants facturés et encaissés, tout en prenant en compte les avoirs émis. Ce module aide à garantir que le chiffre d’affaires correspond à la réalité des opérations.
- Détection des Anomalies : Grâce à des règles d’analyse et à des indicateurs visuels, le tableau de bord met en évidence les anomalies de flux, telles que des retards de facturation, des erreurs dans les montants ou des écarts dans les processus de recouvrement.
- Formation et Accompagnement : Une formation complète a été dispensée aux équipes du client pour garantir une utilisation optimale du tableau de bord Power BI. Cela inclut la génération de rapports automatisés, l’exploration des données en temps réel et l’optimisation des processus de contrôle.
Résultats et Bénéfices
L’implémentation de Power BI a permis à l’entreprise de réaliser plusieurs avancées majeures :
Identification des Anomalies dans le Calendrier de Facturation :
Grâce aux analyses basées sur le calendrier de facturation, l’entreprise a pu rapidement identifier les écarts entre les factures émises et celles qui auraient dû l’être, permettant ainsi une correction rapide des sous-facturations et sur-facturations.
Contrôle Amélioré du Chiffre d’Affaires :
Les outils de contrôle mis en place permettent de garantir l’exhaustivité du chiffre d'affaires, offrant ainsi une meilleure maîtrise financière et une transparence accrue des processus.
Optimisation des Processus de Facturation :
Avec une vue complète et précise des écarts de facturation, l’entreprise a pu optimiser son processus, réduire les retards et les erreurs, et améliorer l’efficacité des flux Order to Cash.
Conclusion
En mettant en place cette solution Power BI, nous avons permis à notre client d'améliorer la gestion de ses flux de facturation et de renforcer les contrôles sur le chiffre d’affaires. Le tableau de bord et les outils d’analyse déployés offrent une vue complète et fiable du processus Order to Cash, tout en permettant une détection proactive des anomalies. Cette solution a permis à l’entreprise de gagner en efficacité opérationnelle et en précision financière, tout en garantissant une meilleure prise de décision grâce à une analyse des données en temps réel.
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